Outlook est une messagerie rassemblant de nombreux utilisateurs et munie d’une panoplie de fonctionnalités innovantes. Parmi celles-ci, il est possible d’enregistrer un message d’absence pour qu’il soit automatique lorsque vous ne serez pas en mesure de répondre immédiatement à un message électronique. Voici comment faire pour programmer ou planifier un message automatique sur Outlook.
Depuis le navigateur Web
Avec le navigateur Web, ouvrez la page Outlook.com et accédez à votre compte en vous connectant depuis n’importe quel appareil. Ensuite, cliquez sur la petite roue représentant les paramètres en haut de l’écran, à droite. Vous pourrez ensuite ouvrir la fenêtre Courrier et ensuite celle des Réponses automatiques.
Par la suite, activez l’option en cliquant sur le bouton prévu à cet effet. Personnalisez vos paramètres d’envoi et rédigez le contenu du message. La dernière étape est de cliquer sur Enregistrer : vos paramètres sont sauvegardés et le message d’absence est configuré.
Depuis un ordinateur portable
Sur un ordinateur portable de type MAC, vous verrez en haut de l’écran un onglet Outils. En l’ouvrant, vous pourrez activer l’option Réponses automatiques. Sur un PC avec un système Windows, vous verrez un onglet Afficher ainsi qu’une roue pour accéder aux paramètres. Ouvrez ensuite la fenêtre Comptes, puis Réponses automatiques.
A partir de là, la procédure est pratiquement la même sur les deux systèmes. Activez les réponses automatiques, configurez les paramètres, rédigez le message d’absence et appuyez soit sur Ok, soit sur Enregistrer pour confirmer.
Depuis l’application mobile Outlook
Sur l’application mobile disponible sur smartphone, vous pouvez programmer un message d’absence en accédant aux paramètres via l’icône de votre profil dans l’angle gauche en haut de votre écran. Ouvrez l’option Réponses automatiques, puis activez l’option en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.
Ensuite, personnalisez les paramètres d’envoi puis rédigez le contenu du message que vous souhaitez programmer. Appuyez enfin sur le petit coche dans l’angle droit en haut de l’écran afin de valider les modifications.
Optimiser son utilisation d’Outlook : quelques conseils supplémentaires
Outlook est, en un sens, un allié incomparable pour de nombreuses tâches. Pour profiter au mieux des fonctionnalités de cette messagerie, vous pouvez par exemple créer des dossiers qui vous permettront d’organiser vos mails. Si vous avez toujours du mal à vous retrouver, n’hésitez pas à utiliser la fonction de recherche pour accéder directement au mail que vous recherchez.
En outre, il est possible de configurer ses paramètres afin que certains messages soient classés automatiquement. Cela vous fera gagner un temps précieux sur vos tâches. Par ailleurs, il y a également un atout important qu’il convient de rappeler : celui de la personnalisation de la signature.
De plus, avec les nombreux raccourcis de clavier dont dispose Outlook sur certains systèmes d’exploitation, vous pourrez changer votre manière de travailler et surtout, l’optimiser. Mieux, avec la fonction To-Do d’Outlook avec laquelle vous pourrez classer et programmer vos tâches, en garder une trace et vous assurer de n’en oublier aucune. Pour finir, Outlook n’est pas qu’une messagerie ; elle permet aussi de prendre des notes, de gérer ses contacts, de suivre son activité sur les réseaux sociaux, etc.
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Journaliste high-tech depuis 8 ans, Maxime est expert en actualités et en tendances du marché des logiciels et des applications.