GedZilla s’impose comme une solution moderne de gestion électronique des documents pensée pour les entreprises qui veulent centraliser factures, devis et contrats sans complexité technique. Numerize a développé ce logiciel GED en SaaS pour répondre à des besoins concrets : capture mobile, reconnaissance automatique des données, signature électronique et stockage sécurisé. Vous trouverez dans cet article un aperçu pratique de l’outil, des fonctions clés et de ce qu’il faut savoir avant d’ouvrir un compte ou de lancer un essai gratuit.
Comment tester GedZilla gratuitement?
La mise en route ne demande qu’un formulaire simple et quelques informations basiques. Un email de confirmation vous permet d’activer immédiatement un essai gratuit de quinze jours sans carte bancaire requise. Vous pouvez aussi solliciter une démonstration en visio avec le support pour explorer l’interface en direct.
L’accès en SaaS évite toute installation locale et facilite les essais depuis un navigateur sur PC, Mac, tablette ou smartphone. L’essai inclut des fonctions essentielles pour évaluer l’OCR, la gestion des workflows et la signature électronique.
L’interface et l’ergonomie de GedZilla
L’interface favorise la clarté et la rapidité d’accès aux fonctions courantes, avec une barre de menus principale et une navigation latérale dédiée au pilotage commercial. Les écrans restent lisibles quel que soit le format d’affichage grâce à un design responsive. L’application Android complète l’expérience pour les collaborateurs mobiles.
Les temps de chargement sont globalement courts, même sur des connexions modestes, et la zone de recherche interne se montre efficace pour retrouver un document parmi des milliers. La personnalisation visuelle, comme l’ajout du logo, facilite l’intégration de GedZilla dans votre environnement métier.
Quelles fonctionnalités propose GedZilla?
GedZilla couvre l’ensemble du cycle documentaire, depuis la capture jusqu’à l’archivage. Le moteur d’indexation et les outils d’automatisation visent à réduire les saisies manuelles et à accélérer les traitements administratifs. Plusieurs modes de stockage et de partage permettent d’adapter la confidentialité selon les besoins.
La plateforme inclut en natif des outils d’OCR et d’analyse par intelligence artificielle pour extraire les champs clés (montants, dates, référencements). Ces traitements peuvent alimenter automatiquement des champs pré-paramétrés et calculer des échéances ou taxes, ce qui simplifie le travail comptable.
Gestion et classement des documents
GedZilla accepte tous les formats courants : PDF, Word, Excel, images et photos de facture. L’importation peut se faire via l’interface, par email ou depuis l’application mobile pour une capture sur le pouce. L’IA procède ensuite à l’analyse et au classement automatique selon des règles définies.
Les documents peuvent être placés dans des dossiers publics, privés ou partagés, et associés à des workflows d’approbation. Le moteur de recherche permet des requêtes par mots-clés, montants, dates ou types de fichiers pour retrouver rapidement un justificatif.
Création commerciale et suivi des transactions
La gestion des produits, clients et points de vente alimente directement la génération des devis et factures. Une sélection dans une liste déroulante insère automatiquement les informations de la fiche produit ou client dans le document. Les totaux et taux de TVA se calculent sans intervention manuelle.
GedZilla propose la conversion d’un devis en facture en un clic et gère les paiements, les avoirs et les abonnements récurrents. L’historique centralisé facilite la traçabilité et le suivi des règlements.
Signature électronique et workflows
La plateforme intègre des packs de signature électronique adaptés aux usages internes et externes, avec une validité définie par l’éditeur. Les workflows permettent d’assigner des tâches de validation, vérification ou signature aux collaborateurs qui retrouveront leurs actions dans une bannette dédiée.
Ces enchaînements automatisés réduisent les délais de traitement et améliorent la conformité des circuits documentaires.
Quels sont les tarifs de GedZilla?
L’offre commerciale fonctionne par abonnement sans engagement et commence à un tarif de base attractif pour les petites structures. Le forfait initial comprend un accès utilisateur, plusieurs accès en consultation, un volume de stockage et un quota de pages entrantes. Les options permettent d’ajuster le nombre d’utilisateurs, l’espace disque et les pages traitées chaque mois.
Un simulateur en ligne aide à estimer le coût selon vos paramètres métier. Le modèle modulable facilite l’évolution progressive de l’outil en fonction de la croissance de l’entreprise.
| Paramètre | Offre de base | Options courantes |
|---|---|---|
| Tarif mensuel | 39,90 € HT | Utilisateurs supplémentaires, stockage, pages entrantes |
| Accès inclus | 1 utilisateur + 5 consultations | Accès illimités selon forfait |
| Stockage | 100 Go | Extension selon besoins |
| Pages entrantes | 100 pages/mois | Forfaits supérieurs disponibles |
Sécurité, hébergement et qui est Numerize?
Numerize est une société française spécialisée dans la numérisation et la gestion documentaire, avec des services qui vont de la numérisation grand format à l’archivage sécurisé. La conception de GedZilla suit cette expertise métier et s’appuie sur un hébergement national réparti sur plusieurs serveurs. Le support en français complète le dispositif pour assurer un suivi localisé.
La plateforme met en œuvre des mécanismes de sécurité et des procédures d’accès pour protéger les fichiers sensibles. Un module optionnel de pré-saisie comptable peut être ajouté pour générer des exports compatibles avec les outils de l’expert-comptable.
- Numérisation et archivage physique
- Gestion électronique des documents (GED)
- Destruction sécurisée certifiée
Points pratiques et bonnes pratiques d’utilisation
Paramétrer dès le départ les champs documentaires et les types de dossiers permet d’obtenir des extractions plus précises par l’OCR. La création de modèles pour devis et factures standardise la production et réduit les erreurs. Il est utile d’attribuer des rôles clairs pour éviter les doublons et garantir la traçabilité.
En exportant régulièrement les index au format CSV, vous facilitez les traitements externes et les rapprochements comptables. Pensez aussi à tester la fonctionnalité de signature électronique dans l’essai pour valider les workflows avec vos interlocuteurs externes.
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Enthousiaste de high-tech et de vidéos, Clara partage des guides et des critiques éclairés sur les dernières avancées.